Tutoriel — Espace Zuri

1Ce que Zuri fait

Zuri est une assistante qui répond au téléphone du cabinet. Elle ne remplace pas le secrétariat : elle absorbe ce qui est répétitif et vous passe le reste.

Elle décroche à votre place

Quand un patient appelle la ligne du cabinet, Zuri répond. Elle se présente comme une assistante, reconnaît le patient s'il est déjà connu, écoute sa demande, et fait l'une de ces choses :

Elle règle seule — elle prend, déplace ou annule un rendez-vous dans Doctolib, ou donne un renseignement (adresse, horaires, documents à apporter).
Elle vous passe l'appel — le patient demande quelqu'un en direct, ou la demande dépasse ce qu'elle sait traiter. Le téléphone du secrétariat sonne.
Elle prend le message — personne n'est disponible, ou la demande peut attendre. Elle crée une fiche qui arrive dans votre file d'attente.

Ce qu'elle ne fait pas

Elle ne donne aucun conseil médical et ne commente aucun résultat.
Elle ne décide jamais d'une urgence à votre place : dès qu'un doute vital apparaît, elle oriente vers le 15 et le signale en rouge dans votre espace.
Elle ne supprime rien, ne facture rien, n'envoie pas d'ordonnance.

À retenir Tout ce que Zuri fait est tracé et réécoutable. Chaque appel garde sa transcription : en cas de doute sur ce qui a été dit, vous pouvez le relire.

2Votre première connexion

Vous recevez un courriel, vous choisissez votre mot de passe, et c'est tout. Personne chez nous ne le connaît.

Vous recevez un courriel de HYVIA Santé (adresse d'envoi echographies@hyvia-sante.fr) intitulé « Mettez à jour votre compte ». Regardez aussi dans les indésirables : c'est le premier message que notre serveur vous envoie, votre messagerie ne le connaît pas encore.
Cliquez sur le lien. Il est valable 7 jours.
Choisissez un mot de passe. Il n'apparaît nulle part chez nous : nous ne pouvons ni le lire ni le retrouver — seulement vous en renvoyer un nouveau.
Vous arrivez sur l'Espace Zuri. Mettez la page en favori.

Si le courriel n'arrive pas Demandez à la personne qui gère les comptes de cliquer sur Relancer dans Comptes & autorisations : un nouveau courriel repart immédiatement. Tant que vous n'avez pas choisi votre mot de passe, votre compte reste marqué « invitation envoyée ».

3L'écran en trois colonnes

L'espace tient sur un seul écran. Chaque colonne répond à une question différente — ne les confondez pas, c'est là que l'on se perd au début.

← À gauche Ce qui vous attend. La file : tout ce que Zuri n'a pas pu régler et qu'elle vous confie. C'est votre journée de travail.

Au centre Le détail. La fiche de l'élément que vous avez ouvert : qui appelle, ce qu'il demande, ce qui a été dit, et les boutons d'action.

À droite → Ce que Zuri a fait seule. Ses réussites de la journée. Rien à traiter ici : c'est de la lecture, sauf si un point vous semble à reprendre.

La barre du haut

Le nom et le logo de votre cabinet, avec le numéro sur lequel Zuri décroche.
Un point vert Connecté : la liaison est vivante et la file se met à jour toute seule. Les initiales à côté indiquent qui d'autre est en train de travailler dans l'espace — cliquez dessus pour voir les noms.
La date, puis les boutons : liste d'attente, statistiques, réglages, et votre compte.
Le bouton Tutoriel ramène ici à tout moment.

Astuce Si le point passe au gris et que Hors ligne s'affiche, la file ne se met plus à jour. Rechargez la page — vos données ne sont jamais perdues, elles sont sur le serveur.

4La file d'attente

La colonne de gauche. Le chiffre en haut indique combien d'éléments vous attendent.

Trier ce que vous voyez

La recherche — tapez un nom ou un numéro de téléphone pour retrouver quelqu'un immédiatement.
Les familles de demande — des pastilles qui filtrent la file par nature :

Famille	Ce que vous y trouvez
📞 Rappels	Un patient demande à être rappelé.
📅 RDV	Une prise, un déplacement ou une annulation que Zuri n'a pas pu faire seule.
📄 Admin & ordo	Ordonnances, documents, attestations, courriers.
💬 Questions	Une demande de renseignement qui appelle une réponse humaine.
🆘 Urgences	Ce que Zuri a repéré comme urgent. À ouvrir en premier.

Les bandeaux de couleur

Au-dessus de la liste, des bandeaux apparaissent seulement quand il y a lieu : un bandeau jaune signale des retards à traiter, un bandeau vert d'eau renvoie vers la liste d'attente. Ils sont cliquables.

Comment lire une carte Chaque carte porte le nom (ou le numéro) du patient, la nature de la demande et l'heure. Quand une collègue s'en occupe déjà, son nom s'affiche sur la carte — inutile de faire le travail deux fois.

5Traiter une demande

Le geste de base de la journée. Quatre étapes, toujours les mêmes.

Ouvrez la carte dans la file. Son détail s'affiche au centre : l'identité du patient, sa demande, et la transcription de ce qui a été dit à Zuri.
Cliquez sur Prendre en charge. Votre nom apparaît aussitôt sur la carte pour toute l'équipe. C'est ce qui évite que deux personnes rappellent le même patient.
Faites le travail — rappeler, prendre le rendez-vous dans Doctolib, préparer l'ordonnance. Vous pouvez écrire une note sur la fiche : elle reste visible par toute l'équipe.
Marquez la fiche traitée. Elle quitte la file et rejoint l'historique, avec votre nom et l'heure.

Si vous ne pouvez pas finir Cliquez sur Relâcher : la fiche retourne dans la file pour quelqu'un d'autre. Ne laissez jamais une fiche prise en charge sans suite — pour les autres, elle a l'air d'être en cours de traitement.

Quand le patient n'est pas le bon

Zuri rattache l'appel à un dossier patient quand elle reconnaît le numéro. Si elle s'est trompée, le bouton Ce n'est pas lui — détacher défait le rattachement. Faites-le : sinon la prochaine fois, elle se trompera encore.

6Les urgences

Le seul cas où l'espace vous interrompt.

Quand Zuri repère des signes qui peuvent engager le pronostic vital, elle fait deux choses en même temps : elle oriente le patient vers le 15 pendant l'appel, et elle affiche un bandeau rouge en haut de l'écran.

Ce bandeau rouge se traite tout de suite Il ne disparaît pas tout seul. Ouvrez la fiche, vérifiez ce qui a été dit, et rappelez si nécessaire. Zuri a orienté vers le 15 — elle n'a pas jugé, elle a appliqué la consigne de prudence.

Une demande urgente sans être vitale (douleur forte, examen à avancer) remonte en tête de file dans la famille 🆘 Urgences, sans bandeau rouge.

7Ce que Zuri a fait seule

La colonne de droite. Elle n'attend rien de vous : elle montre le travail déjà abattu. C'est aussi là qu'on repère ce qui mérite d'être corrigé.

Étiquette	Ce que ça veut dire
RDV autonome	Zuri a pris, déplacé ou annulé un rendez-vous toute seule dans Doctolib. Rien à faire.
Renseignement	Elle a répondu à une question et l'appel s'est terminé sans rien à transmettre.
Ligne directe	L'appel venait d'un numéro déclaré prioritaire (confrère, service hospitalier) et a été passé au secrétariat sans passer par Zuri.
Transmis au secrétariat	Zuri a passé la main : le téléphone a sonné chez vous.
À revoir	L'appel s'est mal terminé — le patient a raccroché, la conversation a tourné en rond. C'est la seule ligne qui mérite votre attention : ouvrez-la, écoutez, et rappelez si la personne attend toujours.

Un clic sur n'importe quelle ligne ouvre la conversation au centre de l'écran, avec le déroulé complet de ce qui a été dit.

8Les fiches à vérifier

Quand Zuri crée un dossier patient, quelqu'un repasse derrière. C'est une règle, pas une option.

Si un patient inconnu appelle et prend rendez-vous, Zuri crée sa fiche à partir de ce qu'elle a entendu au téléphone. Un nom entendu est un nom approximatif : une date de naissance peut manquer, une orthographe être fausse.

Ces fiches apparaissent en haut de la colonne de droite, dans un bandeau « Fiches créées par Zuri · à vérifier ». Ouvrez, corrigez dans Doctolib si besoin, puis marquez ✓ vérifié.

La messagerie Doctolib

Les messages que les patients écrivent dans Doctolib remontent aussi dans cette colonne, dans un bandeau rosé. Ils ne sont là que tant qu'ils ne sont pas traités.

9La liste d'attente

Les patients qui veulent être prévenus si une place se libère. Le bouton sablier ⏳ dans la barre du haut.

Inscrire quelqu'un — depuis sa fiche, bouton Inscrire sur la liste d'attente. Indiquez ce qu'il cherche.
Quand un créneau se libère — ouvrez la liste. Vous pouvez appeler vous-même, ou demander à Zuri de le faire avec 🤖 Zuri propose : elle appelle le patient en tête de liste et lui propose le créneau.
Le chiffre rouge sur le sablier indique le nombre de personnes en attente.

Pourquoi c'est utile Une annulation de dernière minute est un créneau perdu. La liste d'attente est ce qui le récupère — et Zuri peut faire les appels pendant que vous faites autre chose.

10Les réglages

Le bouton ⚙ dans la barre du haut. Ce que vous y voyez dépend de votre rang dans le cabinet.

Tout le monde y trouve :

Capacités de Zuri — la liste, tenue à jour automatiquement, de tout ce que Zuri sait faire. À consulter quand un patient demande quelque chose d'inhabituel.
Numéros directs — les confrères, services hospitaliers et blocs dont les appels doivent arriver directement au secrétariat, sans passer par Zuri. Toute l'équipe peut compléter cette liste.

La direction du cabinet y trouve en plus la géographie des centres, les fonctions proactives, les agendas que Zuri a le droit de toucher, et les comptes.

11Les comptes de l'équipe

⚙ Réglages → Comptes & autorisations. Le cabinet gère lui-même ses accès.

Trois colonnes qu'il ne faut pas confondre :

Colonne	Ce qu'elle décide
Rang	Qui a le droit de créer et de modifier des comptes.
Rôle dans le cabinet	Médecin, secrétaire, infirmier(e)… — l'affichage et le décompte des postes.
Applications	Ce que la personne peut ouvrir.

Les trois rangs

Responsable du cabinet — nomme les administrateurs, peut tout faire.
Administrateur — crée les comptes médecin et secrétaire, mais ne peut pas nommer un autre administrateur.
Membre — utilise l'espace, ne gère aucun compte.

Créer un compte prend dix secondes : nom, adresse, rang, rôle. La personne reçoit aussitôt son courriel de mot de passe. On peut aussi corriger un nom ou une adresse, désactiver un compte lors d'un départ, et le réactiver au retour.

Trois sécurités On ne se désactive pas soi-même, on ne retire pas son propre rang, et le dernier responsable actif ne peut pas être retiré — un cabinet ne doit jamais se retrouver sans personne pour ouvrir un accès. Chaque modification est inscrite dans le journal du cabinet.

12Que faire si…

Les situations qui reviennent le plus souvent.

Situation	Ce qu'il faut faire
Un patient dit que « le standard n'a pas décroché »	Cherchez son numéro dans la recherche de la file. Regardez ensuite la colonne de droite, étiquette À revoir : l'appel y figure avec ce qui a été dit.
Zuri a pris un rendez-vous au mauvais motif	Corrigez dans Doctolib, puis signalez-le à la direction du cabinet : la liste des motifs autorisés se règle dans les réglages.
Une collègue a pris une fiche et est partie	Ouvrez la fiche et cliquez sur Relâcher : elle revient dans la file.
Un confrère veut joindre le secrétariat sans passer par Zuri	Ajoutez son numéro dans ⚙ Réglages → Numéros directs. Ses prochains appels arriveront directement chez vous.
J'ai oublié mon mot de passe	Utilisez « mot de passe oublié » sur l'écran de connexion, ou demandez une relance depuis Comptes & autorisations.
La page semble figée	Regardez le point dans la barre du haut. S'il est gris, rechargez la page. Rien n'est perdu : tout est enregistré sur le serveur au fur et à mesure.
Un patient conteste ce que Zuri lui a dit	Ouvrez la conversation : la transcription complète est conservée, horodatée.